Funciones
Gestiona los libros registro del IVA de una o varias empresas y controla el suministro inmediato de información asignando a cada persona implicada en el proceso alguna de las siguientes posiciones:
Supervisor
Con acceso a todas las opciones y empresas, el Supervisor asignará permisos de entrada en las empresas y roles (avanzado o base) a los usuarios de Portal SII, recibirá informes diarios de los registros pendientes de envío a la AEAT, detallado por empresa, e informes de cada entrada de datos efectuada por el resto de los usuarios, a la cuenta de correo que indique.
Usuario avanzado
Con acceso a todas las opciones y a aquellas empresas asignadas por el Supervisor, recibirá informes en la cuenta de correo que le asigne el Supervisor:
informes diarios de los envíos pendientes en las empresas a las que tenga acceso e informes de la entrada de datos efectuada por cada uno de los usuarios asignados a las mismas.
Usuario base
Se le permite la entrada de datos en Portal SII, para su posterior envío por parte del Usuario avanzado o Supervisor.
Toda entrada de datos que realice será inmediatamente notificada al Supervisor y/o Usuario avanzado.
Tutorial demostración del uso y manejo de la gestión del IVA online con Portal SII: Ver vídeo
Desde Portal SII organizarás tu método de trabajo a través de opciones de menú que tratan, de forma ágil y fácil de gestionar, cada una de las fases necesarias para el SII:
Entrada de Datos
Portal SII podrá ser “alimentado” a través de una simple hoja Excel.
Esta Excel podrá obtenerse desde cualquier programa de facturación o contabilidad, con el número de columnas e información que mejor se adapte al tipo de actividad del obligado a suministrar los libros registro de IVA.
Portal SII se adaptará a la estructura del fichero a través de sus Plantillas, también personalizables y adaptables a las necesidades de información del usuario.
Principales ventajas:
- Compatibilidad con cualquier programa de gestión de facturas, ERP, contable, etc.
- Sencillez en la adaptación de sus libros del IVA a los requisitos de información del SII.
- Rapidez en la introducción de datos.
Gestión de la entrada de datos, de forma manual o a través de una hoja Excel.
Altas en SII: Suministro Inmediato de Información
Envío de los libros registro a la AEAT (facturas expedidas, cobros, facturas recibidas, pagos, datos sobre determinadas operaciones intracomunitarias, importes cobrados en metálico superiores a 6.000 euros y libro Registro de bienes de inversión).
Principales ventajas:
- Opción especializada en el control de plazos para evitar sanciones.
- Posibilidad de realizar altas por lotes o factura a factura.
- Alertas visuales que avisan de los registros cuyo plazo de presentación a la AEAT es inminente.
- * Fuera de plazo.
- O Último día para presentar.
- O Día actual y el siguiente para presentar.
- O Día actual más dos días naturales más.
- O Día actual más tres días naturales más.
- O Día actual y cuatro o más días naturales.
Gestión de los envíos a la AEAT pendientes con el número de días naturales que restan antes de que el envío sea considerado fuera de plazo.
Registro de libros
Trazabilidad detallada de todos los registros desde su inclusión en el sistema Portal SII y, almacenamiento de todos los pasos y CSV (Código Seguro de Verificación) de cada registro comunicado.
Principales ventajas:
- Buscadores por periodo, fecha, número facturas, estado, etc. que permiten filtrar los registros para una óptima gestión de los libros del IVA.
- Posibilidad de realizar modificaciones y anulaciones en los registros previamente enviados a la AEAT por lotes o factura a factura.
- Posibilidad de realizar consultas de los registros previamente enviados a la AEAT.
- Alertas visuales que avisan de los envíos correctos y de aquellos que deben ser revisados.
- O Registro presentado de forma correcta.
- o Registro presentado con errores que deben ser subsanados.
Gestión de las respuestas recibidas de la AEAT en relación a cada registro enviado: aceptado con errores, aceptado sin errores.
Contraste
Control de los registros subidos a la AEAT para un determinado periodo, haciendo un doble contraste: de los registros que posee la AEAT en relación a la información cargada en Portal SII y de los registros que posee la AEAT en relación con terceros declarantes.
Principales ventajas del contraste Portal SII / AEAT:
- Permite detectar posibles divergencias entra la información que hemos descargado en Portal SII, desde la aplicación de facturación contable en la que se generen o registren las facturas, y la información que consta en la AEAT.
- Alertas visuales que avisan del estado de los registros (columna CAI).
- O Registro coincidente.
- O Registro con datos diferentes.
- O Registro que sí existe en la AEAT pero no existe en Portal SII.
Principales ventajas del contraste AEAT / otros declarantes (columna AEAT):
- Permite detectar posibles divergencias entra la información que consta en la AEAT con origen en el suministro de información del titular del libro-registro, en relación con la información que le llega de terceros declarantes.
- Alertas visuales que avisan del estado de los registros.
- O No contrastable: este tipo de registros se quedarán en este estado y la AEAT no intentará nuevamente su contrate.
- o En proceso de contraste: estado "temporal" entre el alta/modificación de la factura y su intento de cuadre.
- o No contrastada: si la AEAT no encuentra la contraparte declarando el mismo número de factura para la misma fecha de emisión.
- O Parcialmente contrastada: si la AEAT encuentra la contraparte y no coinciden los criterios de cuadre.
- O Contrastada: si se encuentra la contraparte y coinciden los criterios de cuadre.
Control del estado de la información subida a la AEAT a través del sistema para el Suministro Inmediato de Información en Portal SII.
Información de terceros
Visualización de los registros subidos a la Administración tributaria por los clientes y proveedores del titular de los libros, permitiendo una doble comprobación: del contenido de los registros enviados a la Administración por nuestros clientes y proveedores donde aparezcamos identificados como contraparte de la factura y del estado del contraste que ha realizado a la AEAT en relación con esos registros.
Principales ventajas de la información de terceros:
- Permite detectar posibles divergencias entre nuestros libros y los libros registro de nuestros clientes/proveedores, ambos suministrados a la Administración tributaria por los obligados al SII.
- Alertas visuales que avisan de las coincidencias y diferencias entre nuestros datos y los de los clientes/proveedores (columna CAI).
- O Ambas partes han declarado la misma factura, identificada con el mismo número y fecha de expedición. En la columna AEAT podrá verificarse si el resto de información también es coincidente.
- O Ambas partes han declarado la misma factura, pero se han registrado con fecha de expedición diferente.
- O El cliente o proveedor ha declarado una factura donde somos contraparte pero no se encuentra en nuestros libros, bien por no haber sido suministrada o porque se ha identificado de forma diferente (con otro número de serie y factura).
Principales ventajas del contraste AEAT / otros declarantes (columna AEAT):
- Combinado con la columna CAI nos permitirá comprobar la exactitud de nuestros libros por comparación con los declarados por nuestros clientes/proveedores.
- Alertas visuales que avisan del estado de los registros.
- o No contrastada: la AEAT no encuentra la contraparte declarando el mismo número de factura para la misma fecha de emisión. Con el código de color O en la columna CAI podremos consultar la información del tercero para verificar si, además de la fecha de expedición informada, hay divergencias en algún otro dato.
- O Parcialmente contrastada: si la AEAT encuentra la contraparte y no coinciden los criterios de cuadre. Entrando en nuestro registro y en la información del tercero podremos identificar exactamente cuál es la diferencia.
- O Contrastada: si se encuentra la contraparte y coinciden los criterios de cuadre. Con un código de color semejante en la columna CAI significa una total coincidencia con la información dada por terceros.
Consulta de la información de terceros a través del sistema para el Suministro Inmediato de Información en Portal SII.
Estadísticas
Gráficos estadísticos para una visión global del número de registros presentados, modificados o sin presentar.
Principales ventajas:
- Visión genérica del estado de todos los registros, por cada una de las empresas.
- Información visual y numérica del volumen de operaciones realizadas y pendientes de realizar.
Información estadística de la posición global de cada empresa en el SII