Portal SII: Preguntas Frecuentes


Entrada de datos a Portal SII desde Excel

Desde una hoja Excel es posible volcar toda la información del SII a Portal SII.

Esta Excel podrá obtenerse desde cualquier software de facturación o contable, con el número de columnas e información que mejor se adapte al tipo de actividad del obligado a suministrar los libros registro de IVA.

Portal SII se adaptará a la estructura del fichero a través de sus Plantillas, también personalizables y adaptables a las necesidades de información del usuario.

Los requisitos que debe cumplir la hoja Excel, relacionados con el formato de la misma, son los siguientes:

  • La información debe aparecer en la primera hoja (que podemos nombrar como nos parezca conveniente).
  • La información aparecerá organizada en columnas que nombraremos y organizaremos como nos parezca conveniente.
  • Es importante respetar el formato de las columnas, de tal forma que:
    • Los números deben tener “formato numérico” o “formato moneda”, aunque en el caso de porcentajes también admitirá “formato porcentaje”.
    • Las fechas, “formato fecha corta” (dd/mm/aaaa).
    • El resto de datos, “formato texto”.
  • Aconsejamos que las cuotas, si se calculan desde la propia Excel, se redondeen a dos decimales a través de la fórmula REDONDEAR (por ejemplo: =REDONDEAR(A1*B1,2)).

Las plantillas permiten informar a Portal SII del tipo de dato contenido en cada una de las columnas de la Excel, permitiendo la entrada de datos y la validación de los mismos de forma correcta.

De una forma sencilla se crean en Portal SII, pudiendo ser guardadas, importadas desde una empresa o exportadas a otras empresas.

A modo de ejemplo hemos creado las siguientes hojas Excel y sus correspondientes plantillas que puedes descargar desde los siguientes enlaces:

Para facilitar la comprensión del mismo, en la descripción de la plantilla, hacemos referencia al número de pregunta frecuente que la AEAT ha publicado en su página Web (acceso a preguntas frecuentes de la AEAT).

A modo de ejemplo hemos creado una hoja Excel y su correspondiente plantilla que puedes descargar desde los siguientes enlaces:

Para facilitar la comprensión del mismo, en la descripción de la plantilla, hacemos referencia al número de pregunta frecuenta que la AEAT ha publicado en su página Web (acceso a preguntas frecuentes de la AEAT).

Hemos creado una hoja Excel y su correspondiente plantilla con toda la información que se transmite a la AEAT que puedes descargar desde los siguientes enlaces:

Hemos creado una hoja Excel y su correspondiente plantilla con toda la información que se transmite a la AEAT que puedes descargar desde los siguientes enlaces:

Hemos creado una hoja Excel y su correspondiente plantilla con toda la información que se transmite a la AEAT que puedes descargar desde los siguientes enlaces:

Las plantillas para la entrada de datos desde caiconta son las siguientes (clic con el botón derecho > "guardar enlace como" ).:

Otras cuestiones de funcionamiento

SII: Definiciones

El bloque de información Contraparte, recoge los datos identificativos de:

  • En facturas expedidas: el cliente del titular del libro registro.
  • En facturas recibidas: el proveedor del titular del libro registro.

Este bloque de información debe ir siempre en las comunicaciones a la AEAT salvo en los siguientes supuestos de facturas expedidas:

  • Facturas del Tipo de factura = Factura Simplificada (ticket) y Facturas sin identificación del destinatario art. 6. 1.d) RD 1619/2012 (F2).
  • Facturas del Tipo de factura = Asiento resumen de facturas (F4).
  • Facturas del Tipo de factura = Factura rectificativa rectificada (R5).

Dentro de este bloque, la información aportada debe ser la siguiente:

  • Si en la factura, la contraparte aporta un NIF asignado en España: bastará con aportar este dato y el nombre, teniendo en cuenta que la AEAT comprobará que ese NIF se encuentra censado (Calidad de datos identificativos).
  • Si la contraparte aporta un Número de Operador Intracomunitario, deberá informarse de tres datos:
    • Clave de identificación en el país de residencia: valor NIF-IVA (02).
    • Nombre.
    • Identificación en el país de residencia: teniendo en cuenta que la AEAT validará que se respeten los siguientes formatos por país:
      • Alemania: DE + 9 caracteres numéricos.
      • Austria: AT + 9 caracteres alfanuméricos.
      • Bélgica: BE + 9 ó 10 caracteres numéricos.
      • Bulgaria: BG + 9 ó 10 caracteres numéricos.
      • Chipre: CY + 9 caracteres alfanuméricos.
      • Dinamarca: DK + 8 caracteres numéricos.
      • Eslovenia: SI + 8 caracteres numéricos.
      • Estonia: EE + 9 caracteres numéricos.
      • Finlandia: FI + 8 caracteres numéricos.
      • Francia: FR + 11 caracteres alfanuméricos.
      • Grecia: EL + 9 caracteres numéricos.
      • Gran Bretaña: GB + 5, 9 ó 12 caracteres alfanuméricos.
      • Holanda: NL + 12 caracteres alfanuméricos.
      • Hungría: HU + 8 caracteres numéricos.
      • Italia: IT + 11 caracteres numéricos.
      • Irlanda: IE + 8 caracteres alfanuméricos.
      • Letonia: LV + 11 caracteres numéricos.
      • Lituania: LT + 9 ó 12 caracteres numéricos.
      • Luxemburgo: LU + 8 caracteres numéricos.
      • Malta: MT + 8 caracteres numéricos.
      • Polonia: PL + 10 caracteres numéricos.
      • Portugal: PT + 9 caracteres numéricos.
      • República Checa: CZ + 8, 9 ó 10 caracteres numéricos.
      • República Eslovaca: SK + 9 ó 10 caracteres numéricos.
      • Rumanía: RO + de 2 a 10 caracteres numéricos.
      • Suecia: SE + 12 caracteres numéricos.
  • Cuando la dirección de la contraparte se corresponda con un país no comunitario o, tratándose de un país comunitario, cuando el declarado no disponga de Número de Operador Intracomunitario, se deberá informar de cuatro datos:
    • Clave de identificación en el país de residencia.
    • Identificación en el país de residencia.
    • Nombre.
    • País de residencia.

La AEAT ha habilitado un servicio web que se ofrece con la finalidad de ayudar a los declarantes de declaraciones informativas a identificar y comprobar el alta en el censo de la AEAT de los declarados en dichas declaraciones.

En el suministro inmediato de información tiene especial relevancia que los datos identificativos informados en la contraparte, cuando el NIF haya sido asignado por España, sean conformes al censo de la AEAT, ya que en caso contrario la factura se considerará incorrecta y no entrará en el sistema.

Debe tenerse en cuenta que:

  • En el caso de personas jurídicas: el NIF se contrastará con el censo de la AEAT y la razón social se validará cierto grado de similitud. Se debe procurar la mayor concordancia posible.
  • En el caso de personas físicas: el contenido es preferible que se organice en el siguiente orden: primer apellido segundo apellido y nombre sin signos de puntuación. Se validará con el NIF, los apellidos y nombre con un determinado grado de similitud. El contenido del campo nombre debe figurar lo más completo posible por su parte para que la rutina de identificación pueda encontrar el titular del libro ya que se identifica con NIF y nombre.

Una factura que contenga una entrega de bienes o prestación de servicios que no incluya devengo de IVA puede documentar tres situaciones diferentes.

  • Operación no sujeta a IVA dentro del TAI (territorio de aplicación del impuesto = España): este tipo de facturas deben indicar que documentan una operación exenta, e incluso informar de los preceptos correspondientes de la Ley del Impuesto:
    • Si la operación es no sujeta por aplicación de las reglas de localización (artículos 68 y siguientes de la LIVA), la información se llevará al SII, en el bloque funcional "Desglose factura" (si el NIF de la contraparte ha sido asignado por España y no empieze por N) o "Desglose tipo operación" (NIF de un extranjero) con la clave "Importe no sujetas por reglas de localización" (tipo N2).
    • Para el resto de operaciones no sujetas (artículos 7, 14 de la LIVA), la información se llevará al SII, en el bloque funcional "Desglose factura" (sin el NIF de la contraparte ha sido asignado por España y no empieze por N) o "Desglose tipo operación" (NIF de un extranjero) con la clave "Importe no sujeto artículo 7, 14, otros" (tipo N1).
  • Operación sujeta a IVA y exenta: se llevará en el bloque funcional "Desglose factura" (si el NIF de la contraparte ha sido asignado por España y no empieze por N) o "Desglose tipo operación" (NIF de un extranjero) con la Causa de exención que corresponda.
  • Operación sujeta a IVA dentro del TAI (territorio de aplicación del impuesto = España) que se aplica la inversión del sujeto pasivo: se llevará en el bloque funcional "Desglose factura" (si el NIF de la contraparte ha sido asignado por España y no empieze por N) o "Desglose tipo operación" (NIF de un extranjero) con la clave S2: Sujeta - No exenta - Inv. Suj. Pasivo.
Uno de los datos que debe incluirse en las facturas recibidas es si la factura documenta, o no, una inversión del sujeto pasivo. Este bloque de información incluye las bases y cuotas auto repercutidas en los supuestos de inversión del sujeto pasivo regulados en el artículo 84.Uno.2º y 4º de la Ley del IVA y siempre que tengan su origen en operaciones distintas a las adquisiciones intracomunitarias de bienes y servicios:
  • Operaciones sujetas al IVA que se efectúen por personas o entidades no establecidas en el territorio de aplicación del Impuesto, siempre que tengan su origen en operaciones distintas a las adquisiciones intracomunitarias de bienes y servicios.
  • Adquisición de oro sin elaborar o de productos semielaborados de oro, de ley igual o superior a 325 milésimas.
  • Adquisición de desechos nuevos de la industria, desperdicios y desechos de fundición, residuos y demás materiales de recuperación constituidos por metales férricos y no férricos, sus aleaciones, escorias, cenizas y residuos de la industria que contengan metales o sus aleaciones, junto con las operaciones de selección, corte, fragmentación y prensado que se efectúen sobre los mismos.
  • Adquisición de desperdicios o desechos de papel, cartón o vidrio.
  • Adquisición de productos semielaborados resultantes de la transformación, elaboración o fundición de los metales no férricos, con excepción de los compuestos por níquel. En particular, se considerarán productos semielaborados los lingotes, bloques, placas, barras, grano, granalla y alambrón.
Este libro registro incluye ciertas operaciones que, sin suponer transmisiones, implican el movimiento de determinados bienes entre diferentes países de la UE sin que este movimiento implique una transferencia de los mismos. Esto quiere decir que las operaciones intracomunitarias ordinarias no serán anotadas en este libro. En general, si el titular del libro registro nunca presentó este libro, lo normal será que tampoco tenga que transmitirlo en el SII.

Las operaciones que se registran en este libro son las siguientes:

  • Envío o recepción de bienes para la realización de informes periciales o trabajos.
  • Transporte de bienes en los no se produce una entrega/adquisición de bienes propiamente dicha, sino una operación asimilada a una entrega/adquisición de bienes.
Los datos de contraste que devuelve la AEAT en relación con la información de las facturas presentadas son los siguientes:
  • O No contrastable:
  • En general se calificarán como no contrastables aquéllos en los que la contraparte sea extranjera, en facturas donde no sea obligatorio identificar a la contraparte (facturas simplificadas) o si la contraparte no está dada de alta en el SII.
    Los registros no contrastables se mantendrán en este estado y la AEAT no intentará nuevamente su contraste.
  • o En proceso de contraste:
  • Estado "temporal" entre el alta/modificación de la factura y su intento de cuadre.
    Ninguna factura debería permanecer en este estado y acabará por tener alguno de los siguientes tres siguientes.
  • o No contrastada:
  • Este estado quiere decir que la AEAT no encuentra a la contraparte declarando el mismo número de factura, para la misma fecha de expedición.
    En este caso la contraparte sí está identificada por la AEAT como de alta en el SII.
    Lo normal es que el registro de la factura pudiera contrastarse, sin embargo la AEAT no lo encuentra de alta en el SII.
    La facturas puede estar en dos situaciones diferentes: bien la contraparte todavía no la ha suministrado al sistema, o bien la factura se ha enviado por ambas partes pero con una identificación diferente (alguien ha cometido un error al registrar la factura, informando de un número o de una fecha de expedición equivocada).
  • O Parcialmente contrastada:
  • En este caso la AEAT encuentra, para la contraparte informada, el número de factura informado, sin embargo no coinciden los criterios de cuadre, que son los siguientes:
    • Sumatorio Base Imponible, en la operacion con inversión de sujeto pasivo.
    • Sumatorio Base Imponible, en la operacion sin inversión de sujeto pasivo.
    • Sumatorio de Cuotas del impuesto, solo en la operacion sin inversión de sujeto pasivo.
    • Sumatorio de Cuota de Recargo de equivalencia, sólo en la operación sin inversión de sujeto pasivo.
    • Importe total de la factura.
  • O Contrastada:
  • Si se encuentra la contraparte y coinciden los criterios de cuadre.
En relación a la cuestión de cuándo estar alerta, la respuesta es diferente dependiendo de si se trata de facturas expedidas o de recibidas:
  • FACTURAS EXPEDIDAS:
  • En el caso de las facturas expedidas, son los registros parcialmente contrastados (O) los que deben llamar nuestra atención.
  • FACTURAS RECIBIDAS:
  • En el caso de registros de facturas recibidas debemos prestar atención tanto a los parcialmente contrastados (O), como a los no contrastados (o), la razón por la que incluimos a estos últimos es que entendemos que sería extraño que una factura recibida procedente de un obligado al SII no estuviera ya declarada, y la probable causa de la falta de contraste se encuentre en un error por nuestra parte en la identificación del número de factura informado en el registro en cuestión. Es por ello que aconsejamos realizar un chequeo del número de serie + factura informado. Por otro lado, no olvideis que el número de factura no se puede modificar en una factura ya presentada, siendo necesario anularla y volverla a presentar (y este proceso debería hacerse antes del día 15 del mes siguiente al del periodo donde el IVA soportado quiera deducirse).
En el marco de la Ley General Tributaria, este acuerdo supone el reconocimiento expreso de CAI Sistemas como empresa suministradora de software que podrá enviar, a través de la Sede electrónica de la AEAT, los registros electrónicos de la facturación del IVA en representación de terceros.

La fecha de registro contable, determinará el plazo de 4 dias como máximo para su transmisión a la AEAT y debe entenderse como la fecha en la cual se tiene conocimiento de su existencia, (por decirlo de algún modo, el dia que el cartero nos la ha entregado), esta fecha siempre es decisión del usuario y no forma parte de la información contable, solamente se estipula a nivel de presentación en el SII.

Dicha fecha será como máximo el día 15 del mes siguiente al que pretendamos deducirla en el modelo de IVA.

Esto no tiene nada que ver con la fecha que hemos reflejado en el apunte contable, ya que ésta si determinará el período de imputación de dicha factura a nivel de presentación de nuestro 303.

Para mas información: ver consulta vinculante V1313-18

¿Hasta qué fecha del mes siguiente podemos seguir metiendo facturas de compras para sacar el pago de IVA con el máximo de facturas de compras transmitidas?

A la hora de analizar los plazos del SII es necesario tener en cuenta que existen distintas fechas a considerar para cada factura que, en el caso de las recibidas, son las siguientes:

  • Fecha de recepción: es la fecha de entrada en los libros registro del IVA. Lo más habitual es que coincida con la fecha del apunte contable del libro diario de la empresa (libro contable). Esta fecha determina cuál es la fecha de devengo de la factura, es decir, el periodo en el que se va a deducir en nuestros modelos de IVA. En el SII simplemente determina cuál es el periodo.
  • Fecha de factura: es la fecha que aparece impresa en la factura del proveedor.
  • Fecha de operación: es la fecha de prestación del servicio o entrega del bien y solo debe constar si es diferente a la fecha de factura (lo más habitual es que esta fecha se lleve en blanco).
  • Fecha de registro contable: es la fecha de entrada en el sistema contable con independencia de la fecha de recepción. La fecha de registro contable se producirá, como fecha tope, antes del día 16 del mes siguiente al de devengo (es decir, al mes de la fecha de recepción). Esta es la fecha que se tiene en cuenta para el cómputo de los plazos del SII

Por lo tanto, una factura recibida podría imputarse al mes de enero, y presentarse al SII en plazo, siempre y cuando la fecha de registro contable sea del día 15 de febrero o anterior y se esté dentro de los 4 días hábiles siguientes a esa fecha.

Esa fecha del registro contable no es la fecha de recepción de la factura, no es la fecha del apunte contable, … es otra fecha que podríamos entender como la fecha en la que el contable/asesor se sienta delante de su ordenador para introducirla en su sistema informático; se tiene por tanto cierta libertad para decidir qué fecha se considera la fecha de registro contable.

Con los posibles valores S(í) / N(o) informa de facturas completas que no obligan a identificar al destinatario de las mismas en virtud de lo previsto en la letra d) del artículo 6.1 del Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012).

Este tipo de facturas necesariamente deberán registrarse con el Tipo de factura = Factura Simplificada (ticket) y Facturas sin identificación del destinatario art. 6. 1.d) RD 1619/2012 (F2). Aunque esta etiqueta también sería compatible con los tipos Asiento resumen de facturas (F4) y Factura Rectificativa en facturas simplificadas (R5).

Con los posibles valores S(í) / N(o) informa de facturas simplificadas cualificadas que obligan a identificar al destinatario de las mismas en virtud de lo previsto en los apartados 2 y 3 del artículo 7 del Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012).

Este tipo de facturas necesariamente deberán registrarse con el Tipo de factura = Factura (art. 6, 7.2 y 7.3 del RD 1619/2012 (F1). Aunque esta etiqueta también sería compatible con los tipos:

  • Factura emitida en sustitución de facturas simplificadas facturadas y declaradas (F3).
  • Factura Rectificativa (Error fundado en derecho y Art. 80 Uno Dos y Seis LIVA (R1).
  • Factura Rectificativa (Art. 80.3) (R2).
  • Factura Rectificativa (Art. 80.4) (R3).
  • Factura Rectificativa (Resto) (R4).

Preguntas planteadas por CAI Sistemas Informáticos a la AEAT

A diferencia de las certificaciones de obra cuyo destinatario es una Administración Pública, aquéllas cuyo destinatario es otra entidad no tienen particularidad alguna, debiendo declararse como se venía haciendo hasta el momento de conformidad con la normativa reguladora del IVA, sin que la normativa del SII haya introducido modificación.

Se entiende que el registro contable de la factura se produce en la fecha de entrada en el sistema contable con independencia de la fecha reflejada en el asiento contable. Puede consultar la pregunta frecuente 1.12 del documento disponible en la página web de la Agencia Tributaria.

Si conforme al reglamento de facturación sólo resulta obligatorio en factura el nombre y apellidos o razón social del destinatario, el campo ID otro puede informarse con una codificación asignada por el propio expedidor de la factura.

Pregunta planteada la AEAT:

En relación a las facturas recibidas, en la factura se detalla una base y una cuota de IVA que no cumplen la regla de validación: Cuota = (Base * Tipo) +- 10% de la base (hay unos céntimos de diferencia que superan ese margen de validación).

Al enviar la factura el sistema la acepta con el error: El campo CuotaRepercutida tiene un valor incorrecto para los campos TipoImpositivo y BaseImponible suministrados.

En teoría una factura aceptada con errores debe ser posteriormente corregida; sin embargo la factura que me entrega mi proveedor tiene esa base y esa cuota.

¿Cómo proceder?, ¿la dejo en ese estado?, ¿modifico la base o la cuota para cumplir los criterios de validación de la AEAT?

Respuesta de la AEAT:

Esta validación ha sido matizada de modo que actualmente el caso planteado no le generaría ningún error.

Pregunta planteada la AEAT:

Les expongo una incidencia que se da con cierta frecuencia relacionada con los contrastes, en concreto con el contraste “Parcialmente contrastada” cuando la discrepancia tiene que ver con el importe total de la factura. El problema viene por lo siguiente:

  • Según la documentación técnica del SII el importe total de la factura (tanto en expedidas como en recibidas) es un dato optativo. Por lo que se da la circunstancia de que si alguna de las partes decider dar este dato y la otra no, el resultado del contraste resulta “Parcialmente contrastada”.
  • Por otro lado, en el caso de facturas con retención, muchos usuarios no tienen claro si la retención debe incluirse o no en el total factura.

Respuesta de la AEAT:

En relación a su pregunta, informarle que esta validación en el contraste que indica está siendo objeto de revisión.

En este sentido, comentarle que no tiene que modificar ninguna pauta ya que se va a tratar de dar el contraste aunque el campo "Importe total" no sea informado por una parte (salvo excepciones correspondientes a determinados regímenes especiales).



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